تبریک می‌گوییم! شما تصمیم هوشمندانه ای برای ارتقاء نحوه ایمن سازی کسب و کار کوچک یا متوسط خود (SMB) با یک سیستم کنترل دسترسی هوشمند گرفته‌اید.
با توجه به افزایش خطرات امنیتی که کسب‌وکارها با آن روبرو هستند و تقاضای کارکنان برای انعطاف‌پذیری بیشتر، این وضعیت نیازی به فکر کردن ندارد. قفل‌های سنتی و کلیدهای فیزیکی به سادگی امنیت، سادگی و ردیابی مورد نیاز کسب‌وکار شما را فراهم نمی‌کنند.
اما همه سیستم‌های کنترل دسترسی «هوشمند» تمام مزایای مورد نظر شما را ارائه نمی‌دهند. در اینجا هفت اشتباه رایج که رهبران کسب‌وکارهای کوچک و متوسط هنگام ارتقاء زیرساخت‌های امنیت فیزیکی و سیستم‌های دسترسی ساختمان خود مرتکب می‌شوند، آورده شده است.
در نظر گرفتن تمامی ورودی‌ها و فضاهای امن
اولین گام تعیین دامنه راهکار کنترل دسترسی مورد نیاز شما است. این گام به ظاهر ساده همان جایی است که بسیاری از رهبران کسب‌وکارهای کوچک و متوسط ممکن است در مسیر ارتقاء سیستم امنیت فیزیکی خود دچار اشتباه شوند. در اینجا چند سوال کلیدی برای پرسیدن آورده شده است:
- کسب‌وکار شما چند ورودی دارد؟
- آیا خروجی‌های فرعی و اضطراری را در نظر گرفته‌اید؟
- آیا دفاتر خصوصی، مانند دفتر مدیر منابع انسانی یا مدیر عامل شما، نیاز به قفل شدن دارند، یا مواد محرمانه به روش دیگری ایمن خواهند شد؟
- آیا فضاهای داخلی، مانند اتاق سرور یا انباری، وجود دارند که نیاز به لایه امنیتی اضافی داشته باشند؟
حقیقت این است که بسیاری از رهبران پرمشغله کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به سادگی وقت کافی برای انجام یک ممیزی امنیتی دقیق از کل امکانات و کسب‌وکار خود را ندارند. اگر نمی‌خواهید مجبور شوید به عنوان قفل‌ساز و مشاور امنیتی کار کنید یا تحت تاثیر تعصبات ارائه‌دهنده محلی با خدمات محدود و پشتیبانی کوتاه‌مدت قرار بگیرید، خبر خوبی برایتان داریم: ارائه‌دهندگانی مانند SimpleAccess می‌توانند برنامه‌ریزی و نصب سیستم کنترل دسترسی را برای شما انجام دهند و تخصص عمیق امنیتی را برای ساخت راهکاری متناسب با نیازهای شما ارائه کنند — و در هر مرحله از راه برای پشتیبانی از نیازهای شما در کنار شما خواهند بود.
مشاوره با تمامی ذینفعان مربوطه برای ارتقاء سیستم کنترل دسترسی هوشمند شما
هر کسی که وارد کسب‌وکار شما می‌شود به نوعی با سیستم کنترل دسترسی درب شما تعامل خواهد داشت، بنابراین انتخاب سیستم جدید شما نباید در خلأ انجام شود. اینکه دقیقاً با چه کسانی نیاز به مشورت دارید، می‌تواند به ماهیت کسب‌وکار شما بستگی داشته باشد – اما تیم‌های فناوری اطلاعات و/یا امنیتی شما باید در صدر لیست قرار گیرند. متاسفانه، یک مطالعه نشان داد که تنها 1 از هر 3 (37.7%) سازمان‌های پاسخ‌دهنده، تیم‌های امنیتی و فناوری اطلاعات خود را برای ایجاد بهترین روش‌های امنیتی با یکدیگر همکاری می‌کنند.
اگر کسب‌وکار کوچک یا متوسط شما تیم امنیتی یا فناوری اطلاعات ندارد، به شریکی مانند SimpleAccess تکیه کنید که می‌تواند به توسعه راهکار مناسب برای شما کمک کند. شما به شرکایی نیاز دارید که به شما امکان اتصال چندین برند، دستگاه و سیستم را تحت یک سیستم آسان برای استفاده، که نیاز به تخصص فناوری اطلاعات ندارد و شامل پشتیبانی مداوم است، بدهند.
درگیر کردن سایر ذینفعان در مراحل اولیه نیز برای رفع مشکلات و نگرانی‌ها و جلب حمایت قبل از نصب یک سیستم کاملاً جدید مهم است.
کنترل دسترسی فردی و مبتنی بر نقش
هنگامی که نیازهای فیزیکی خود را برای یک سیستم کنترل دسترسی هوشمند تعیین کردید، گام بعدی این است که در نظر بگیرید چه کسی، به چه چیزی و چه زمانی نیاز به دسترسی دارد. این به عنوان دسترسی مبتنی بر نقش شناخته می‌شود و پارامترهایی را برای دسترسی بر اساس عناوین شغلی تعیین می‌کند. ایجاد سیاست‌های مبتنی بر نقش – به جای فقط اعطای دسترسی به صورت تک به تک و موردی – مدیریت سیستم را در آینده سریع‌تر و ساده‌تر می‌کند.
دسترسی فردی می‌تواند به گونه‌ای سفارشی‌سازی شود که انعطاف‌پذیری مورد تقاضای کارکنان را فراهم کند. به عنوان مثال، مدیر فناوری اطلاعات شما ممکن است در غروب شنبه‌ها برای به‌روزرسانی سرورها در ساعات غیر اوج مصرف، به کسب‌وکار شما دسترسی داشته باشد، در حالی که مدیر فروش شما ممکن است برای تماس با مناطق زمانی دیگر، در ساعات اولیه صبح به دسترسی نیاز داشته باشد. شما همچنین می‌توانید مجوزهای دسترسی را از راه دور و به سرعت – تنها با چند ضربه و کشیدن روی گوشی هوشمند خود – به‌روزرسانی کنید.
نیازهای متفاوت دسترسی بازدیدکنندگان
اول از همه، شما باید مشخص کنید که بازدیدکنندگان کسب‌وکار شما چه کسانی هستند. دسته‌بندی‌های واضح شامل یک مشتری که برای جلسه می‌آید یا یک متقاضی کار برای مصاحبه است. اما انواع دیگر بازدیدکنندگان مانند مشاوران، پیمانکاران، کارکنان نظافت و کارگران نگهداری را نادیده نگیرید.
هنگامی که بازدیدکنندگان خود را مشخص کردید، باید تعیین کنید که به کدام فضاها نیاز به دسترسی دارند – و برای چه مدت. راهکارهای برتر مانند SimpleAccess به بازدیدکنندگان و مدیر(ان) شما امکان می‌دهد تا تمام این موقعیت‌ها را از طریق یک اپلیکیشن موبایل آسان، از کف دست خود مدیریت کنند – و زمان و کاغذبازی لازم برای ورود بازدیدکنندگان را کاهش دهند.
ممیزی و گزارش‌دهی دسترسی درب
ملاحظات شما در مورد یک سیستم کنترل دسترسی نباید زمانی که کارمندی وارد کسب‌وکار شما می‌شود، متوقف شود. در صورت نقض امنیتی یا سرقت، بدیهی است که مستقیماً به گزارش‌های دسترسی خود مراجعه می‌کنید تا ببینید چه کسی در ساختمان بوده است. علاوه بر این، یک گزارش دسترسی دقیق و قابل اعتماد در زمان واقعی فقط برای تحقیقات گذشته‌نگر نیست. می‌تواند تأیید زمان و حضور، ردیابی تماس و موارد دیگر را فراهم کند.
آموزش و آشناسازی کارکنان برای نرم‌افزار کنترل دسترسی
چگونه کارکنان آموزش داده خواهند شد – هم در ابتدا هنگام نصب سیستم، و هم به صورت مداوم با استخدام کارمندان جدید؟ یک مطالعه توسط HID Global نشان داد که یادگیری یک سیستم جدید یکی از اصلی‌ترین اعتراضات به پیاده‌سازی یک سیستم کنترل دسترسی جدید بود. همچنین جایی است که مزایای سادگی و امنیت می‌تواند به سرعت از بین برود. اگر کارکنان برای استفاده از سیستم مشکل داشته باشند، مدیریت به یک دردسر تبدیل می‌شود. و اگر ناامیدی آنها به راه‌حل‌های موقت منجر شود، ممکن است کسب‌وکار شما را به خطر بیندازید. توسعه یک برنامه جامع برای آموزش کارکنان فعلی و آینده در مورد نحوه استفاده از سیستم، بار اداری و ریسک شما را در آینده محدود خواهد کرد.