ارائه خدمات باکیفیت مزایای کارکنان با استفاده از کارت‌های شناسایی

شرکت مزایای اداری شخص ثالث به یک بازار خاص خدمات می‌دهد

پس‌زمینه

چگونه شرکت شروع به کار کرد

یک ارائه‌دهنده مزایای اداری شخص ثالث که در شرق خط الراس قاره‌ای در بولدر، مونتانا واقع شده است، در سال 1998 پس از جدا شدن از شرکت مادر Wagner Insurance Agency, Inc. شروع به کار کرد. مأموریت Boulder Administration Services (BAS) “ارائه خدمات با کیفیت در مدیریت مزایای کارکنان و پاسخگویی به کارفرمایان و کارمندان به شیوه‌ای منصفانه، سریع و مؤدبانه” است.

این سازمان راه‌حل‌های سفارشی را به طور خاص برای بازار خاص مشتریان کسب‌وکارهای کوچک در سراسر ایالات متحده ارائه می‌دهد که برنامه‌های بیمه درمانی خود را برای کارکنانشان خودتأمین مالی می‌کنند. این کارفرمایان معمولاً بین 10 تا 1000 کارمند دارند و خدمات BAS به آنها کمک می‌کند تا انواع گزینه‌های بیمه پزشکی، دندانپزشکی، بینایی، هزینه‌های انعطاف‌پذیر و COBRA با خودتأمین مالی را دریافت کنند.

در طی چند سال اول فعالیت BAS، آنها کارت‌های بیمه کاغذی را از طریق فرآیند دستی و طاقت‌فرسای تولید یک کارت در هر زمان به مشتریان صادر می‌کردند. برای افزایش عمر کارت‌های کاغذی، لمینیت اضافه شد که زمان پردازش هر کارت را بیشتر افزایش داد.

در سال 2000، جکی واگنر، رئیس و هم‌مالک BAS، شروع به جستجو برای یک راه‌حل کارآمدتر برای ساخت کارت‌های شناسایی بیمه کرد. آنها همچنین به کارت‌هایی نیاز داشتند که دوام بیشتری داشته باشند تا از چاپ مجدد کارت‌های کاغذی جلوگیری شود. واگنر می‌گوید: “ما تصمیم گرفتیم روی یک چاپگر کارت سرمایه‌گذاری کنیم، زیرا می‌خواستیم کارت‌های خود را داخلی تولید کنیم به جای برون‌سپاری آنها به یک فروشنده. ما احساس کردیم که این بهترین راه برای ارائه کارت‌های شناسایی با کیفیت بالاتر به دست کارمندان در چارچوب زمانی بود که خودمان کنترل می‌کردیم.”

چالش

پذیرش تغییر، رشد و گسترش

به سال 2012 می‌رسیم، و چاپگری که آنها بیش از یک دهه از آن استفاده می‌کردند، شروع به از کار افتادن کرد. واگنر شروع به تحقیق درباره چاپگرهای جدید کارت شناسایی آنلاین کرد و داتکو (داتکو) را پیدا کرد. او با مدیر حساب، رایان گاد، تماس گرفت و نیازهای چاپگر خود را توضیح داد. واگنر اظهار داشت: “رایان با دقت به آنچه نیازهای چاپ ما شامل می‌شد گوش داد و تمام سوالات صحیح را پرسید. واضح بود که او می‌دانست در مورد چه چیزی صحبت می‌کند، و من می‌توانستم بفهمم که او به ما کمک خواهد کرد تا راه‌حلی را که به دنبالش بودیم پیدا کنیم.”

کارت‌های شناسایی بیمه که BAS ارائه می‌دهد، مقدار زیادی داده شامل اطلاعات کارکنان، جزئیات شبکه و مزایا، جزئیات پیش‌تأییدیه و موارد دیگر را در خود جای می‌دهند. واگنر تصمیم گرفت که انتخاب یک چاپگر قابل اعتماد و با عملکرد بالا که بتواند حجم کارت‌ها را در مدت زمان کوتاه مدیریت کند و همچنین مدارک حرفه‌ای برای مشتریان تولید کند، برای برنامه کارت BAS حیاتی است.

علاوه بر این، سهولت استفاده با یک چاپگر جدید کارت شناسایی یک عامل حیاتی برای BAS بود و اطمینان می‌داد که کارکنانی که به طور مداوم از چاپگرها استفاده می‌کنند به سرعت و کارآمد آموزش ببینند.

راه‌حل

ارتقاء به چاپگرهای کارت شناسایی با عملکرد بالا

گاد چاپگر Fargo DTC4500 را به دلیل کیفیت چاپ مستقیم روی کارت، عملکرد کاربرپسند و قطعات قابل نصب در محل که امکان ارتقاء به قابلیت‌های اضافی را در صورت نیاز فراهم می‌کند، توصیه کرد. واگنر می‌گوید: “ما نمی‌توانستیم خوشحال‌تر از این باشیم.”

“ما از سهولت استفاده از چاپگر، سادگی تولید کارت، و کیفیت استثنایی چاپ کارت‌هایمان راضی بودیم – بازتاب مستقیمی از شرکت ما به مشتریانمان.”

تا سال 2014، برای BAS روشن شد که به دلیل رشد و گسترش پایدار، به یک چاپگر دوم با حجم بالا نیاز است تا با تقاضای فزاینده همگام شود. در آن زمان آنها نسل بعدی DTC4500 – یعنی Fargo DTC4500e – را برای شعبه ماهواره‌ای شرکت خریداری کردند. واگنر توضیح می‌دهد: “ما به یک چاپگر قابل اعتماد و قدرتمند دیگر نیاز داشتیم که بتواند چاپ حجم بسیار بیشتری از کارت‌ها را مدیریت کند و در عین حال در زمان‌بندی‌های تولید فشرده و بودجه محافظه‌کارانه باقی بماند.”

با صفحه نمایش گرافیکی SmartScreen کاربرپسند DTC4500e، کاربران اعلان‌های آسان برای دنبال کردن و وضعیت چاپ را دریافت می‌کنند. واگنر می‌گوید: “اینکه چاپگرهای ما به ما می‌گویند چه زمانی نیاز به تمیز کردن دارند یا ریبون‌هایشان باید تعویض شوند، زمان ما را ساده می‌کند و حدس و گمان را از نگهداری روتین حذف می‌کند.” با برآورده شدن هر یک از الزامات چاپ BAS با دو چاپگر فارگو، واگنر گزارش می‌دهد که تولید کارت در بالاترین سطح خود قرار دارد.

زمانی که آنها در اتصال اولیه چاپگر جدید DTC4500e به رایانه خود مشکل داشتند، بلافاصله با تیم پشتیبانی فنی داتکو (داتکو) تماس گرفتند. واگنر اظهار داشت: “عضو تیم پشتیبانی فنی که با او صحبت کردیم بسیار کمک‌کننده بود! او در هر مرحله با ما بود و اطمینان حاصل کرد که ما بلافاصله شروع به کار کنیم. از آن زمان تاکنون همه چیز به خوبی پیش رفته است.”

نتایج

همکاری با یک ارائه‌دهنده معتبر کارت شناسایی عکس‌دار

دو چاپگر فارگو به BAS این امکان را داده‌اند که حجم و کیفیت کارت‌هایی را که مشتریانشان تقاضا می‌کنند، با پردازشی کارآمد و مقرون به صرفه تولید کنند.

هنگامی که از او پرسیده شد آیا از راه‌حل چاپگر توصیه شده توسط داتکو (داتکو) راضی است، واگنر در پاسخ خود تردید نکرد. “ما دو چاپگر را از داتکو (داتکو) خریداری نمی‌کردیم اگر به دانش گسترده تجهیزات و تخصص رایان اعتماد ذاتی نداشتیم. او توانست راه‌حل کاملی برای ما و نیازهای منحصر به فرد سازمان ما پیدا کند. و تیم پشتیبانی فنی بی‌نظیر است. وقت خود را با رفتن به جای دیگر تلف نکنید!”