چگونه بهترین چاپگر را برای نیازهای خود انتخاب کنید
چاپ نشان‌های شناسایی، کارت‌های بازدیدکننده و کارت‌های عضویت شما در داخل شرکت مزایای بزرگی دارد – از کنترل و راحتی بیشتر گرفته تا صرفه‌جویی کلی در هزینه‌ها. اما با وجود گزینه‌ها و انتخاب‌های بسیار، چگونه می‌دانید کدام چاپگر کارت برای شما مناسب است؟قبل از شروع خرید، هفت اشتباه اصلی که باید هنگام خرید چاپگر کارت شناسایی از آنها اجتناب کنید را بخوانید. گاهی اوقات دانستن اینکه چه کاری را نباید انجام داد به اندازه دانستن اینکه چه کاری را باید انجام داد، مهم است!
اشتباه ۱: خرید چاپگر فقط بر اساس قیمت
ما می‌دانیم که بودجه شما مهم است، اما مطمئن شوید چاپگری را تهیه می‌کنید که کار مورد نیاز شما را انجام دهد. در حالی که یک چاپگر سطح پایه ممکن است اکنون برای بودجه شما بهتر باشد، چاپ تعداد زیادی کارت با یک چاپگر کم‌حجم باعث فرسودگی بیش از حد دستگاه می‌شود که احتمالاً منجر به تعمیرات گران‌قیمت در آینده خواهد شد.
با متخصص کارت شناسایی خود درباره آنچه کارت‌های شما باید برایتان انجام دهند، از جمله موارد زیر، صحبت کنید:
- چه مقدار اطلاعات باید روی کارت‌های شما چاپ شود
- آیا کارت‌های شما نیاز به ذخیره اطلاعات در نوار مغناطیسی یا تراشه هوشمند دارند؟
- چند کارت انتظار دارید چاپ کنید
با تجهیزاتی شروع کنید که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارند تا سرمایه‌گذاری بلندمدت خود را به حداکثر برسانید و بیشترین بهره را از برنامه کارت شناسایی خود ببرید.
اشتباه ۲: چاپگری را انتخاب کنید که نمی‌تواند با شما همراهی کند
برخی مدل‌های چاپگر برای چاپ حجم بیشتری از کارت‌ها نسبت به بقیه مجهزتر هستند. اگر می‌دانید که حجم زیادی از کارت‌ها را چاپ خواهید کرد، مطمئن شوید چاپگر شما برای این کار مناسب است.
یکی از ویژگی‌هایی که باید در چاپگرهای با حجم بالا جستجو کنید، ظرفیت کارت مخزن‌های ورودی و خروجی آن است.
چاپگرهای ساخته شده برای چاپ با حجم بالا معمولاً دارای ریبون و مخزن کارت با ظرفیت بالاتر هستند، به این معنی که زمان کمتری را صرف پر کردن مجدد لوازم و زمان بیشتری را صرف چاپ خواهید کرد.
اشتباه ۳: فقط به نیازهای فوری خود فکر کنید
قبل از انتخاب چاپگر، اهداف آینده برنامه کارت شناسایی خود را در نظر بگیرید.
- آیا در آینده از کارت‌های خود برای دسترسی به درب یا ردیابی زمان و حضور و غیاب استفاده خواهید کرد؟
- در مورد چاپ روی هر دو طرف کارت به جای فقط یک طرف چطور؟
- آیا برای افزایش دوام یا افزایش عمر کارت‌های خود، لمینیت کردن آنها را در نظر می‌گیرید؟
اگر می‌دانید که در آینده قابلیت‌های کارت خود را گسترش خواهید داد، چاپگری را انتخاب کنید که به راحتی قابل ارتقا باشد.
برخی از چاپگرهای کارت برای ارتقا به چاپ دو رو فقط به یک ریبون خاص نیاز دارند. سایر ارتقاها، مانند لمینیت، به صورت ماژول‌های «وصل و اجرا» (plug-and-play) در دسترس هستند. قبل از سرمایه‌گذاری روی چاپگر، با متخصص کارت شناسایی خود درباره گزینه‌های ارتقا صحبت کنید.
اشتباه ۴: برنامه‌ریزی برای چاپ کارت‌های دو رو با یک چاپگر یک رو
آیا می‌توانید روی یک طرف کارت چاپ کنید و سپس کارت‌های خود را به صورت دستی برگردانید تا روی طرف دیگر چاپ کنید؟ بله، اما توصیه نمی‌شود.
دست‌های کثیف، گرد و غبار، ضایعات و حتی اثر انگشت می‌توانند تصاویر چاپ شده روی کارت‌ها را مخدوش کرده و بدتر از آن، به هد چاپ آسیب برسانند. تعویض هد چاپ می‌تواند بسیار پرهزینه باشد؛ هدهای چاپ جدید معمولاً چندین صد دلار هزینه دارند و در صورت آسیب دیدگی ناشی از نگهداری نامناسب، ممکن است تحت پوشش گارانتی سازنده قرار نگیرند.
از قبل برنامه‌ریزی کنید، از تعمیرات پرهزینه جلوگیری کنید و چاپگری را خریداری کنید که بتواند روی هر دو طرف کارت چاپ کند. این کار منجر به طولانی‌تر شدن عمر چاپگر، صرفه‌جویی در زمان و کاهش استرس در بلندمدت می‌شود.
اشتباه ۵: دوام و کیفیت کارت را در نظر نگیرید
یک کارت PVC معمولی ۳ تا ۵ سال عمر می‌کند. اگر از طریق یک کارتخوان نوار مغناطیسی کشیده شود یا در معرض نور خورشید قرار گیرد، عمر آن معمولاً بسیار کوتاه‌تر است. دو راه برای افزایش عمر کارت‌های شما وجود دارد:
- کارت‌های خود را لمینیت کنید. در چاپ کارت‌های پلاستیکی، لمینیت یک لایه محافظ شفاف است که توسط چاپگری با قابلیت لمینیت بر روی کارت شما اعمال می‌شود.
- کارت‌ها را با چاپگر چاپ غیرمستقیم چاپ کنید. فناوری چاپ غیرمستقیم، تصویر را بر روی یک فیلم چاپ می‌کند که با حرارت بر روی سطح کارت منتقل می‌شود و در نتیجه چاپی بادوام‌تر (با مزیت اضافی چاپ پررنگ و لب به لب) حاصل می‌شود.
اشتباه ۶: چاپگری بخرید که نمی‌تواند نیازهای امنیتی شما را برآورده کند
در حالی که یک کارت عضویت خرده‌فروشی ممکن است نیازی به امنیت بسیار بالا نداشته باشد، یک کارت دسترسی به اداره پلیس نیازمند امنیت بالایی است. نیازهای امنیتی شما ممکن است به یک چاپگر کارت شناسایی تخصصی نیاز داشته باشد.
انواع ویژگی‌های امنیتی بصری را می‌توان به کارت‌ها اضافه کرد. برخی از ویژگی‌ها را می‌توان بدون توجه به نوع چاپگری که دارید اضافه کرد، مانند مهرهای هولوگرافیک خودچسب که به صورت دستی اعمال می‌شوند.
سایر ویژگی‌های امنیتی نیاز به چاپگر خاصی دارند. به عنوان مثال، لمینیت هولوگرافیک به چاپگر لمینیت نیاز دارد. برای جلوگیری از استفاده غیرمجاز، برخی از چاپگرها محافظت با رمز عبور و دسترسی قفل شده به کارت‌ها و ریبون‌ها را ارائه می‌دهند.
برنامه چاپ کارت خود را با سرمایه‌گذاری روی چاپگری که از داده‌ها و سخت‌افزار شما محافظت می‌کند، ایمن کنید.
اشتباه ۷: فراموش کردن برنامه‌ریزی برای موارد اضطراری
فناوری قطعاً زندگی ما را ساده کرده است، اما ما همچنین باید برای روزی که طبق انتظار کار نکند، آماده باشیم. حتی اگر چاپگر کارت شناسایی خود را به درستی نگهداری کنید، همانطور که گفته می‌شود، هیچ چیز برای همیشه دوام ندارد.
برنامه‌های خدماتی آرامش خاطر را ارائه می‌دهند. معمولاً یک برنامه خدمات کامل کمی بیشتر از نصف هزینه یک چاپگر پشتیبان هزینه دارد و تمام هزینه‌های تعمیرات را پوشش می‌دهد. علاوه بر این، آنها بسیار ارزان‌تر از خرید یک چاپگر پشتیبان هستند. اگر برای یک یا دو هفته بدون چاپگر خود در مضیقه قرار می‌گرفتید، باید پوشش قرض‌گیرنده را نیز برای کاهش زمان از کار افتادگی در نظر بگیرید.
اشتباه جایزه! شرکتی را انتخاب کنید که پشتیبانی فنی ارائه نمی‌دهد
چاپگرهای کارت شناسایی محصولات تخصصی هستند. اطمینان حاصل کنید که با شرکتی کار می‌کنید که در صورت بروز مشکل می‌تواند به شما کمک کند. همه شرکت‌ها از اقلامی که می‌فروشند پشتیبانی نمی‌کنند. برخی از شرکت‌ها وقتی مشکلی دارید شما را به تولیدکننده ارجاع می‌دهند که می‌تواند دردسر ساز باشد. شرکتی را انتخاب کنید که آموزش و پشتیبانی داخلی ارائه می‌دهد تا در صورت نیاز به راحتی به مشاوره تخصصی دسترسی داشته باشید.
این اشتباهات رایج را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که بهترین چاپگر کارت شناسایی را برای نیازهای فعلی و آتی خود انتخاب می‌کنید. همچنین می‌توانید به متخصصان کارت شناسایی در داتکو تکیه کنید. ما سوالات درستی می‌پرسیم تا شما و نیازهایتان را بشناسیم قبل از اینکه توصیه‌ای ارائه دهیم. با این کار، می‌توانید مطمئن باشید که سرمایه‌گذاری عاقلانه‌ای انجام داده‌اید.