کارت‌های شناسایی نگاهی اجمالی به گذشته، حال و آینده حقوق متمم اول ما ارائه می‌دهند
دفتر مرکزی کنونی نیوزیم، که به طور برجسته‌ای در خیابان پنسیلوانیا بین کاخ سفید و کنگره ایالات متحده قرار دارد، در سال ۲۰۰۸ افتتاح شد. این سازه پیچیده و مدرن دارای هفت طبقه کامل از نمایشگاه‌های تعاملی، گالری‌های گسترده و سالن‌های تئاتر مجلل است.
ماموریت نیوزیم تعهدی تزلزل‌ناپذیر و پرشور به «آزادی بیان و پنج آزادی متمم اول: دین، گفتار، مطبوعات، گردهمایی و دادخواهی» است. نیوزیم از طریق نمایشگاه‌ها، برنامه‌ها و آموزش، تلاش می‌کند تا اطمینان حاصل کند که این آزادی‌های اساسی هم امروز و هم برای نسل‌های آینده قوی و محافظت‌شده باقی بمانند.
نیوزیم علاوه بر حمایت از اصول اساسی آمریکایی‌ها در سراسر کشور، رشد تاریخی و دگرگونی ارتباطات الکترونیکی را به صورت بصری و ملموس به تصویر می‌کشد – از آغاز ساده رادیو تا پیچیدگی‌های عصر اطلاعات امروز تا کاوش در فناوری‌های فردا.
چالش
اجرای برنامه‌ای کارآمد و قابل اعتماد برای کارت عضویت
برنامه عضویت نیوزیم همزمان با افتتاح ساختمان جدید در سال ۲۰۰۸ توسعه یافت. هدف اصلی، صدور کارت‌های عضویتی بود که امتیازات و مزایای انحصاری را برای اعضا فراهم می‌کرد.
تیم رهبری سازمان احساس کرد که یک برنامه کارت از پیش چاپ شده یکپارچه، انتخاب بهینه خواهد بود و نیاز به چاپ اطلاعات اعضا فقط بر روی یک رو به جای دو رو کارت دارد. این کار در نهایت باعث صرفه‌جویی در زمان و منابع ارزشمند شده و کارایی برنامه را افزایش می‌دهد.
پس از تحقیق درباره تعدادی از ارائه‌دهندگان کارت شناسایی به صورت آنلاین، آنها داتکو، پیشرو صنعت تجهیزات شناسایی عکس، را یافتند. هنگامی که مدیر حساب اختصاصی آنها در داتکو به نیازها و الزامات آنها برای برنامه عضویتشان گوش داد، تصمیم گرفتند چاپگر کارت شناسایی یک رو Fargo Persona C30e را خریداری کنند.
اگرچه او تا سال ۲۰۱۴ کارمند نیوزیم نبود، هماهنگ‌کننده روابط و عملیات عضویت، مندی میدلتون، از پیشینه‌ی خود به یاد می‌آورد که برنامه از پیش چاپ‌شده راه‌حل عالی برای سازمان بود. میدلتون توضیح داد: «ما تصمیم گرفتیم از کارت‌های عضویت از پیش چاپ‌شده استفاده کنیم زیرا مقرون به صرفه‌تر بود. ما توانستیم کارت‌ها را به صورت عمده سفارش دهیم که این فرآیند را ساده کرد.»
میدلتون گفت: «کارت‌های یک رو بسیار آسان‌تر تولید می‌شوند زیرا ما فقط باید لوگو و اطلاعات اعضا را در قسمت جلویی چاپ کنیم.» «ما از کارت‌های پلاستیکی PVC با کیفیت گرافیکی از داتکو استفاده می‌کنیم که نتایجی رنگارنگ و حرفه‌ای ایجاد می‌کنند.»
کارت عضویت که به درستی «کارت خبرنگاری» نامگذاری شده است، شامل لوگوی آنها، اطلاعات اعضا و تصویری زیبا از نیوزیم در قسمت جلویی است. پشت کارت شامل اطلاعات از پیش چاپ شده در مورد نحوه استفاده از کارت، نحوه استفاده از وجوه عضویت برای حمایت از برنامه‌ها و نمایشگاه‌ها، و نحوه تماس با سازمان است.
میدلتون توضیح می‌دهد: «در ابتدا، بحث در مورد کارت‌های عضویت و تجهیزات عمدتاً توسط بخش خدمات بازدیدکنندگان/پذیرش ما هدایت می‌شد.» او گفت: «آنها کارتی با عکس عضو می‌خواستند تا از سوءاستفاده از عضویت‌ها جلوگیری شود، بنابراین به دنبال چاپگرهایی بودند که با آن الزامات خاص مطابقت داشته باشند.»
میدلتون اظهار داشت: «اما، اعضا باید به موزه می‌آمدند تا عکسشان گرفته شود و کارت‌هایشان را دریافت کنند. این کار با رشد ما و تبدیل شدن عضویت به بخش بزرگتری از عملیاتمان، تا حدی دست و پا گیر شد، بنابراین عکس‌های اعضا به تدریج حذف شدند.»
راه‌حل
ارتقا به چاپگری با عملکرد بالا و مدیریت تقاضای رو به رشد
با افزایش پیوسته تعداد عضویت‌ها برای نیوزیم، آشکار شد که یک چاپگر جدید می‌تواند حجم بسیار بالاتر کارت‌ها را به طور مؤثرتری نسبت به چاپگر C30e مدیریت کند. بنابراین در اوایل سال ۲۰۱۵، مدیر حساب داتکو ارتقا از Fargo C30e آنها به Fargo DTC4500e را توصیه کرد.
اما به دلیل محدودیت‌های بودجه، کارکنان نیوزیم احساس کردند که Fargo DTC1250e بهترین گزینه برای برنامه چاپ سازمان است. با سرعت چاپ تا ۵۰% سریعتر از مدل C30e – همراه با ویژگی‌های قوی‌تر و انعطاف‌پذیری چاپ – چاپگر DTC1250e انتخاب منطقی برای ارتقا بود.
با این حال، پس از چندین ماه استفاده، میدلتون متوجه شد که چاپگر DTC1250e به خوبی با تقاضای رو به رشد تولید کارت همگام نیست.
میدلتون برای کمک با داتکو تماس گرفت، و مدیر حساب تازه منصوب شده او، رابرت هایلز، تعدادی از نظرات مشتریان را در مورد چاپگر DTC4500e با او به اشتراک گذاشت. او همچنین مشخصات برجسته این مدل‌ها را به طور کامل بررسی کرد. این دستگاه نه تنها حجم بالاتری از کارت‌ها را در مدت زمان بسیار کوتاه‌تری چاپ می‌کرد؛ بلکه شامل یک مخزن دوگانه کارت نیز بود که نیاز به پر کردن مجدد را به میزان قابل توجهی کاهش می‌داد، بنابراین فرآیند چاپ حتی راحت‌تر و قابل اعتمادتر شد.
در این مرحله، میدلتون تاییدیه‌های لازم را کسب کرد. میدلتون با هیجان گفت: «و، کمتر از دو روز بعد، DTC4500e به دست ما رسید و آماده چاپ بود.»
میدلتون توضیح داد: «از آنجایی که ما تقریباً هر هفته یک دسته کارت – تا ۱۵۰ کارت در هر دسته – چاپ می‌کنیم، عملکرد با ظرفیت بالای DTC4500e جدیدمان برایم ارزشمند است.» «ما واقعاً دوست داریم که ریبون‌های چاپگر می‌توانند تا ۵۰۰ کارت در هر ریبون چاپ کنند؛ این یک مزیت استثنایی برای برنامه ما است، و من به این سطح بالای کیفیت وابسته شده‌ام.»
نتایج
به یک رهبر برای ارائه مداوم نتایج اعتماد کنید
اگرچه نیوزیم همچنان از چاپگر کارت شناسایی DTC1250e خود استفاده می‌کند، Fargo DTC4500e بدون شک مورد علاقه میدلتون است. میدلتون می‌گوید: «در حالی که ریبون‌های چاپگر گران‌تر هستند، اما تعداد بیشتری کارت در هر بار پر کردن چاپ می‌کنند، بنابراین در نهایت ما در حال صرفه‌جویی در هزینه هستیم. یک پنی صرفه‌جویی شده در هر کارت واقعاً هر سال جمع می‌شود.»
«من همچنین از سطح قابلیت اطمینانی که این چاپگر فراهم می‌کند، قدردانی می‌کنم. این دستگاه روی میز من قرار دارد، و از آنجایی که خروجی کارت به طور قابل توجهی بیشتر است، من مجبور نیستم دائماً کارت‌ها را بردارم. علاوه بر این، کارت‌ها را به ترتیب کامل نگه می‌دارد که در فرآیند ارسال پستی بسیار کمک‌کننده است.» میدلتون اظهار داشت.
هنگامی که از میدلتون و نیوزیم پرسیده شد که آیا Fargo DTC4500e را توصیه می‌کنند، پاسخ او واضح بود. «تا کنون، بله! مقرون به صرفه است و مزایای زیادی دارد. ما سالانه تقریباً ۵۰۰۰ کارت یا بیشتر چاپ می‌کنیم، و من دوست دارم بتوانم به کیفیت و عملکرد چاپگر اعتماد کنم.»
او اضافه کرد که «داشتن یک نماینده اختصاصی کمک‌کننده بود زیرا او توصیه‌هایی ارائه داد و زمان ارزشمند ما را در تحقیق صرفه‌جویی کرد. علاوه بر این، درک گزینه‌های موجود، مزایای اصلی چاپگر چه بود، و داشتن فردی مفید مانند رابرت یک امتیاز واقعی بود!»