ما در داتکو، بارها در طول سال‌ها شاهد این اتفاق بوده‌ایم: یک کارمند مسئول پروژه ساخت کارت‌های شناسایی برای شرکتش می‌شود. او وقت خود را صرف تحقیق و همکاری با مدیر حساب اختصاصی خود در داتکو می‌کند، تجهیزات لازم را تهیه می‌کند، کارت‌های شناسایی خود را چاپ می‌کند و با خوشحالی فریاد می‌زند: “وای! خدا را شکر که آن پروژه تمام شد!”
در واقعیت، پروژه تازه شروع شده است! تنها راه موفقیت‌آمیز بودن سیاست کارت شناسایی کارمندان شما این است که یک سیاست روشن و مستند برای کارت‌های شناسایی خود داشته باشید.
اگر تازه با ایجاد یک سیاست کارت شناسایی آشنا شده‌اید، ابتدا بهترین روش‌های کنترل دسترسی به ساختمان و اهمیت کارت‌های شناسایی برای کارمندان و سازمان به طور کلی را در نظر بگیرید. چرا باید مطمئن شویم که کارت‌های شناسایی الزامی هستند؟ پس از اینکه این موضوع را مشخص کردید، مطمئن شوید که سایر تصمیمات با در نظر گرفتن این نکته کلیدی گرفته می‌شوند.
ثانیاً، باید مطمئن شوید که یک سیاست مشخص در مورد نحوه ساخت کارت‌های شناسایی دارید.
چه کسی قرار است از چاپگر کارت شناسایی استفاده کند؟
- اگر آن شخص در دفتر نباشد، چه؟
- پشتیبان آن شخص کیست؟
چه کسی مسئول درخواست ایجاد یک کارت جدید برای یک کارمند جدید است؟
- آنها چگونه این درخواست را پردازش می‌کنند؟
- چه کسی موظف است این نوع درخواست‌ها را تأیید کند؟
- چگونه مستند می‌شود؟
کارت شناسایی پس از چاپ چگونه به کارمند تحویل داده خواهد شد؟
- در این مدت کارمند از چه چیزی برای شناسایی استفاده خواهد کرد؟
- توزیع کارت‌های شناسایی جدید چگونه مستند می‌شود؟
- چه کسی مسئول به‌روزرسانی این مستندات است؟
در صورت گم شدن یا نیاز به چاپ مجدد کارت شناسایی، فرآیند چیست؟
- آیا هزینه‌ای برای تعویض وجود دارد؟ اگر بله، چقدر؟
- اگر کارت شناسایی برای دسترسی به درب و امنیت فیزیکی نیز استفاده می‌شود، فرآیند غیرفعال کردن کارت گمشده برای جلوگیری از هرگونه استفاده غیرمجاز چیست؟
- آیا دپارتمان‌های دیگری هستند که باید این موضوع به آنها اطلاع داده شود؟
در صورت اتمام همکاری کارمند یا ترک شرکت، کارت شناسایی چگونه جمع‌آوری می‌شود؟
ثالثاً، باید انتظارات در مورد نحوه نمایش کارت شناسایی عکس‌دار توسط کارمند را در نظر بگیرید. اگر برنامه کارت شناسایی شما نیازی به همراه داشتن کارت شناسایی در محل کار ندارد، آیا این با دلیل اصلی ایجاد کارت شناسایی در وهله اول مغایرت ندارد؟ کارت شناسایی چگونه باید توسط کارمند پوشیده یا متصل شود؟
- حتماً تمام موقعیت‌ها و وظایف در سراسر سازمان را در نظر بگیرید تا بالاترین سطح ایمنی برای کارمندان خود را تضمین کنید.
- اگر روش اتصال یا نمایش گم شود یا بشکند، کارمند باید با چه کسی تماس بگیرد؟
آیا می‌خواهید لوازم جانبی سفارشی‌سازی شوند؟
- با رنگ‌های شرکت شما؟
- با نام، لوگو یا شعار شرکت شما؟
آیا کارمندان مسئول خرید لوازم جانبی کارت شناسایی خود هستند یا شرکت آن را فراهم می‌کند؟
اگر لوازم جانبی کارمند خراب شد، چگونه یک لوازم جانبی جدید دریافت می‌کند؟
اگر کارمند این سیاست را رعایت نکند یا کارت شناسایی خود را فراموش کند، چه عواقبی دارد؟
اگر کارمندی فردی را بدون کارت شناسایی دید، چه کاری باید انجام دهد؟
چهارماً، بازدیدکنندگان را فراموش نکنید! بیشتر سازمان‌ها یک یا چند نوع از کارمندان زیر را دارند: قراردادی، فریلنسر، یا موقت. دانستن اینکه آنها در ساختمان یا تأسیسات شما هستند، به همان اندازه دانستن این اطلاعات درباره کارمندان دائمی مهم است. اگر از کارمندان مورد اعتماد خود می‌خواهید که شناسایی شوند، در مورد بازدیدکنندگان ناشناس به ساختمان شما چطور؟
داشتن راهی برای شناسایی همه افراد در تأسیسات شما به تضمین ایمنی کارمندان و بازدیدکنندگان شما کمک خواهد کرد. در نهایت، باید در نظر بگیرید که فرآیندها، رویه‌ها و سیاست‌های فوق چگونه به تیم شما اطلاع‌رسانی خواهند شد. بسیاری از شرکت‌ها این را در کتابچه راهنمای کارمندان خود اطلاع‌رسانی می‌کنند.
سایر شرکت‌ها این انتظارات دارنده کارت را به وضوح در پشت کارت شناسایی چاپ می‌کنند. در نظر گرفتن این اطلاعات مهم به موفقیت‌آمیز بودن اجرای برنامه کارت شناسایی شما کمک خواهد کرد! بنابراین، چه به کمک یا راهنمایی در مورد چاپگر کارت شناسایی یا سیستم کارت شناسایی عکس‌دار نیاز داشته باشید یا صرفاً به بند آویز و نگهدارنده کارت نیاز داشته باشید، می‌توانید به داتکو اعتماد کنید. برای سوالات بیشتر در مورد شروع یک سیاست کارت شناسایی در سازمان خود، امروز با یک کارشناس کارت شناسایی تماس بگیرید.