با توجه به اوج گرفتن خشونت‌های مدرسه‌ای و تراژدی‌ها در پردیس‌ها، مدیران مدارس در حال بررسی راه‌های اضافی برای اطمینان از ایمنی و امنیت دانش‌آموزان، کارکنان و هیئت علمی خود هستند. مدارس اهمیت فوق‌العاده استفاده از کارت‌های شناسایی برای شناسایی دانش‌آموزان و کارکنان را درک می‌کنند. اما در مورد همه افراد دیگری که هر روز وارد مجموعه شما می‌شوند – از معلمان جایگزین، دستیاران معلم و والدین گرفته تا فروشندگان و پیمانکاران – چطور؟
وقتی صحبت از امنیت کلی مدرسه شما به میان می‌آید، اگر تصمیم بگیرید کاری در مورد مدیریت بازدیدکنندگان انجام ندهید، ارائه کارت‌های شناسایی دانش‌آموزی و کارکنان تقریباً غیرعملی است.
مدیریت بازدیدکنندگان به عنوان فرآیند نظارت بر دسترسی و مکان افراد غیرکارمند که از ساختمان یا تأسیسات مدرسه شما بازدید می‌کنند، تعریف می‌شود. این مسئولیت را هم بر عهده شخصی که از مکانی بازدید می‌کند و هم شخصی که مسئول بازدیدکننده است، قرار می‌دهد. نشان‌های بازدیدکننده، شناسایی بصری هر فردی را که به طور موقت مجاز به حضور در تأسیسات شماست، فراهم می‌کنند.
اگر تأسیسات مدرسه شما هنوز از برچسب‌های نام سفید عمومی یا دفاتر ثبت ورود بازدیدکنندگان ساده به عنوان سیستم مدیریت بازدیدکنندگان خود استفاده می‌کند، با هر بازدیدکننده جدیدی که وارد مدرسه شما می‌شود، یک خطر امنیتی را متحمل می‌شوید. البته، این سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان قدیمی به همان اندازه که ساده هستند، ارزان نیز می‌باشند – در کوتاه‌مدت. اما در بلندمدت، مدیریت بازدیدکنندگان باید بخشی از راهکار جامع شناسایی تصویری (Photo ID) برای مدرسه شما باشد.
آیا طرح امنیتی مدرسه شما، شناسایی بصری (Visual ID) برای بازدیدکنندگان مدرسه شما را پوشش می‌دهد؟ اگر اینطور نیست، شما یک شکاف امنیتی بالقوه و قابل توجه را نادیده گرفته‌اید. برنامه‌های جامع و همه‌جانبه شناسایی تصویری (Photo ID)، شامل یک استراتژی شناسایی بصری برای کارکنان و بازدیدکنندگان هستند. به همین دلیل، هرگز زمان بهتری برای ارزیابی مجدد آنچه مرکز آموزشی شما برای فرآیندهای مدیریت بازدیدکنندگان خود در نظر گرفته است، وجود نداشته است.
چگونه یک راهکار مدیریت بازدیدکنندگان برای مدرسه خود انتخاب کنیم
از آنجا که مدارس امروزی خواستار تنوع بیشتر و راهکارهای سفارشی برای مدیریت بازدیدکنندگان هستند، گزینه‌های متعددی برای انتخاب در زمینه مدیریت رفت‌وآمد هر کسی که وارد و خارج از ساختمان شما می‌شود، وجود دارد. قبل از سرمایه‌گذاری وقت و پول خود در یک سیستم مدیریت بازدیدکنندگان جدید برای مدرسه خود، پاسخ به این سوالات می‌تواند به شما کمک کند تا شروع کنید و نیازهای منحصر به فرد خود در مدیریت بازدیدکنندگان را تعیین کنید:
- مدرسه شما به طور متوسط در هفته چند بازدیدکننده دارد؟
- آیا ترجیح می‌دهید نشان کاغذی یا پلاستیکی به بازدیدکنندگان بدهید؟
- آیا یک ایستگاه ثبت ورود بازدیدکنندگان دارید یا چندین مرکز/منطقه در داخل ساختمان خود دارید؟
- آیا مایلید نشان‌های شما دارای ویژگی خودانقضایی باشند تا از استفاده غیرمجاز جلوگیری شود؟
- آیا مایلید برای سهولت در ثبت ورود/خروج، یک بارکد اضافه کنید؟
مدیریت بازدیدکنندگان در سطح مقدماتی
اگر مدرسه شما ترافیک بازدیدکنندگان کم تا متوسطی دارد، یک برنامه مدیریت بازدیدکنندگان در سطح مقدماتی دقیقاً آنچه را که نیاز دارید، فراهم می‌کند. نشان‌های منقضی‌شونده دست‌نویس برای مدارسی که نیاز به امنیت بصری برای بازدیدکنندگان خود دارند، عالی هستند. برای هر دو مرکز آموزشی کوچک و بزرگ، مهم است که بدانید چه کسی در ساختمان شماست و چگونه می‌توانید آنها را شناسایی کنید.
شما می‌توانید این سطح از مدیریت بازدیدکنندگان را در مدرسه خود با دفترچه ثبت ورود منقضی‌شونده و برچسب‌های کاغذی با قیمت مناسب راه‌اندازی کنید.
دفترچه ثبت ورود و نشان‌های بازدیدکننده منقضی‌شونده
دفترچه ثبت ورود و نشان‌های بازدیدکننده منقضی‌شونده TEMPbadge یک سیستم ثبت‌نام راحت است که تمام بازدیدکنندگان را ثبت و مستند می‌کند و با انقضای یک روزه، امنیت را افزایش می‌دهد. اطلاعات بازدیدکننده به صورت دستی روی نشان نوشته شده و به لباس بازدیدکننده چسبانده می‌شود. نشان به تدریج منقضی می‌شود و تغییر رنگ قرمز بسیار واضحی را نشان می‌دهد و هیچ سخت‌افزار یا نرم‌افزار خاصی مورد نیاز نیست.
نشان‌های موقت منقضی‌شونده، پاسخ بصری هوشمندانه‌ای برای کمک به افزایش آگاهی در مدرسه شما هستند. تغییر رنگ حساس به زمان نشان‌های بازدیدکننده به راحتی امکان شناسایی بازدیدکنندگان مجاز را، حتی از راه دور، فراهم می‌کند. این نشان‌های تخصصی از استفاده یا استفاده مجدد غیرمجاز از نشان‌ها جلوگیری می‌کنند و در بازه‌های نیم‌روزه، یک‌روزه، یک‌هفته‌ای و یک‌ماهه موجود هستند. از همه بهتر، پس از ترک محل توسط بازدیدکننده، نیازی به جمع‌آوری نشان‌های منقضی‌شده نیست.
نشان‌های موقت دست‌نویس TEMPbadge در انواع سبک‌ها و بازه‌های زمانی موجود هستند. شما حتی می‌توانید نشان‌های منقضی‌شونده چاپی سفارشی با نام و لوگوی مدرسه خود سفارش دهید، که یک راه‌حل بسیار مقرون به صرفه برای مدارس با بازدیدکنندگان ثابت زیاد است.
همچنین می‌توانید نشان‌هایی را سفارش دهید که بلافاصله پس از قرار گرفتن در معرض نور خورشید آبی می‌شوند، و این امر خروج و بازگشت بازدیدکنندگان از مرکز را غیرممکن می‌سازد. هنگام استفاده از دفترچه ثبت ورود منقضی‌شونده TEMPbadge و نشان‌های بازدیدکننده منقضی‌شونده دست‌نویس، به این مزایای قابل اعتماد تکیه کنید:
- اطلاعات بازدیدکننده ثبت می‌شود
هنگامی که یک بازدیدکننده مدرسه، منشی یا پرسنل امنیتی نشان را پر می‌کند، یک نسخه کپی از اطلاعات نیز همزمان ثبت می‌شود. این امر سوابق دائمی بازدیدکنندگان را برای مراجعات آتی در اختیار مدارس قرار می‌دهد. - اطلاعات ثبت ورود برای سایر بازدیدکنندگان قابل مشاهده نیست
این امر به حفاظت از اطلاعات بازدیدکننده نه تنها از دید عموم بلکه از دید بازدیدکنندگان آینده نیز کمک می‌کند. - نشان‌های بازدیدکننده خودانقضا
نشان خودانقضا پس از اتمام زمان مجاز حضور بازدیدکننده در محل، یک کلمه “VOID” قرمز رنگ را نمایش می‌دهد که یک لایه امنیتی بصری فراهم می‌کند. تغییر رنگ همچنین از دستکاری و استفاده مجدد از نشان بازدیدکننده جلوگیری می‌کند. - کم‌هزینه و آسان برای استفاده
با هزینه‌ای ناچیز، دفترچه ثبت نشان بازدیدکننده TEMPbadge یک راه‌حل کامل مدیریت بازدیدکنندگان و راهی آسان‌تر و حرفه‌ای‌تر برای اداره بازدیدکنندگان مدرسه، پیمانکاران، فروشندگان و سایر مهمانان موقت را در اختیار مدارس قرار می‌دهد.
مدیریت بازدیدکنندگان در سطح متوسط
برای یک لایه امنیتی اضافی، مدیریت بازدیدکنندگان در سطح متوسط شامل نشان‌های بازدیدکننده سفارشی و استاندارد منقضی‌شونده برای مدرسه شما است – که به صورت برچسب یا نشان‌های از پیش چاپ شده موجود هستند. این نوع نشان‌ها مدت زمانی را که بازدیدکنندگان مدرسه در ساختمان یا محل شما می‌گذرانند، نظارت می‌کنند.
برای راه‌اندازی این سطح از مدیریت بازدیدکنندگان در مدرسه خود، به برچسب‌های بازدیدکننده قابل چاپ و یک چاپگر یا اسکنر نشان بازدیدکننده نیاز خواهید داشت.
تمام نشان‌های منقضی‌شونده دارای یک سطح قابل چاپ با قسمت جلو و پشت هستند که شامل نوارهای رنگی منقضی‌شونده می‌باشند. یک واکنش شیمیایی زمانی آغاز می‌شود که قسمت‌های جلو و پشت با هم ترکیب شوند، و نوارهای قرمز به آرامی بیشتر و بیشتر قابل مشاهده می‌شوند و شناسایی یک نشان منقضی‌شده را بسیار آسان می‌کنند.
زمان اختصاص داده شده برای انقضای نشان بستگی به مدت زمانی دارد که می‌خواهید آنها دوام بیاورند. شما می‌توانید لوازم نشان‌های منقضی‌شونده را خریداری کنید که تا ۱ ماه یا فقط چند ساعت دوام دارند. تا زمانی که قسمت پشتی نشان داده شود و نشان منقضی شده باشد، تشخیص اینکه کدام بازدیدکنندگان دارای اعتبارنامه معتبر هستند و کدام نیستند، ساده است.
گزینه‌های متنوعی برای انتخاب وجود دارد، از جمله نشان‌هایی که می‌توانند همراه با بند گردنی، گیره نشان یا سایر لوازم جانبی نشان برای شناسایی موثر بازدیدکنندگان مدرسه شما استفاده شوند.
گزینه‌های نشان بازدیدکننده منقضی‌شونده
- قابل چاپ – نشان‌ها می‌توانند با چاپگر حرارتی چاپ شوند
- خالی یا از پیش چاپ شده – نشان‌ها می‌توانند خالی باشند یا با عناوین بازدیدکننده، جایگزین، داوطلب، موقت، پیمانکار و غیره از پیش چاپ شوند.
- برچسب‌های نشانگر – هر نشانی را با برچسب‌های منقضی‌شونده که می‌توانند به هر نشانی چسبانده شوند، به یک نشان منقضی‌شونده تبدیل کنید.
- بازه‌های انقضا – نشان‌ها می‌توانند در نیم‌روزه، یک‌روزه، یک‌هفته‌ای یا یک‌ماهه منقضی شوند.
مزایای نشان بازدیدکننده منقضی‌شونده
ردیابی بازدیدکننده
با هر نشان منقضی‌شونده قابل چاپ، می‌توانید یک بارکد منحصر به فرد را روی نشان چاپ و ردیابی کنید. این ایده آل است اگر می‌خواهید اعضای یک کنفرانس، پیمانکاران درون یک ساختمان یا حتی کارمندان موقت در ساختمان خود را ردیابی کنید.
امنیت بصری
فرآیند انقضا یک نشانگر بصری ساده است که نشان می‌دهد کدام بازدیدکنندگان هنوز باید در ساختمان شما مجاز باشند و کدامیک باید درخواست ترک ساختمان را دریافت کنند. حتی یک کارت RFID گران‌قیمت نیز نمی‌تواند همان سطح از مسئولیت‌پذیری بصری را که یک نشان منقضی‌شونده می‌تواند فراهم کند – با کسری از هزینه – ارائه دهد.
آگاهی از برند
یکی دیگر از مزایای نشان منقضی‌شونده زمانی، قابلیت افزایش آگاهی از برند برای شرکت شما است. به جای یک برچسب ساده چسبی و دست‌نویس، از یک نشان منقضی‌شونده چاپی سفارشی برای اضافه کردن لوگوی خود و ایجاد ظاهری حرفه‌ای‌تر استفاده کنید. ارائه یک نشان با ظاهری جذاب‌تر تنها می‌تواند اعتماد مشتریان احتمالی یا شرکای تجاری را هنگام انتخاب بین شما و یک رقیب افزایش دهد. این یک راه عالی برای متمایز کردن یک سازمان از بقیه است.
مدیریت بازدیدکنندگان در سطح پیشرفته
کل فرآیند مدیریت بازدیدکنندگان مدرسه خود را بهینه کنید – از ثبت‌نام و چاپ نشان تا ردیابی، گزارش‌دهی و حسابرسی. نرم‌افزار و سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان هر دو برای کسانی که به روشی پیشرفته برای مدیریت تعداد زیادی بازدیدکننده نیاز دارند، ایده‌آل هستند.
سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان یک گزینه همه‌کاره هستند که شامل هر آنچه برای راه‌اندازی یک برنامه موفق در یک بسته نیاز دارید، می‌شود: نشان‌های منقضی‌شونده، نرم‌افزار مدیریت بازدیدکنندگان و یک چاپگر نشان بازدیدکننده.
برخی از سیستم‌ها همچنین شامل دوربین یا اسکنر هستند، بسته به اینکه چقدر اطلاعات برای هر کسی که وارد مرکز شما می‌شود (مانند شماره گواهینامه رانندگی، امضا، عکس و غیره) قصد جمع‌آوری دارید.
نرم‌افزار ردیابی مدیریت بازدیدکنندگان شما را قادر می‌سازد تا بازدیدکنندگان، پیمانکاران و کارکنان موقت مدرسه خود را به سرعت و با کمترین تلاش مدیریت کنید. شما می‌توانید با یک کلیک ثبت‌نام کنید، نشان‌های بازدیدکننده را چاپ و ثبت کنید، بازدیدکنندگان از پیش ثبت‌نام شده را مشاهده کرده و گزارش‌های بازدیدکنندگان را اجرا کنید، طرح‌های نشان سفارشی ایجاد کنید و موارد دیگر. استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری ردیابی بازدیدکنندگان می‌تواند این مزایای ارزشمند را فراهم کند:
اجرا ساده و بدون نقص است
همه از نظر فنی آگاه نیستند، بنابراین نرم‌افزار مدیریت بازدیدکنندگان آسان برای استفاده است. پس از نصب، می‌توانید بلافاصله ردیابی بازدیدکنندگان و پیمانکاران مدرسه را آغاز کنید.
- ایجاد نشان بازدیدکننده بسیار آسان است.
با ابزارهای طراحی ساده و بصری، تقریباً هر کسی می‌تواند نشان‌های بازدیدکننده با ظاهر حرفه‌ای ایجاد کند. با یک ویزارد راه‌اندازی گام به گام و کتابخانه کامل نمونه‌های کارت بازدیدکننده، می‌توانید متن، اشکال، بارکد، نوارهای مغناطیسی و موارد دیگر را اضافه کنید. - برنامه خود را به راحتی با ابزارهای داخلی مدیریت کنید.
ابزارهای گزارش‌دهی نرم‌افزار مدیریت بازدیدکنندگان، داده‌های بازدیدکنندگان (مانند ورود یا خروج از مرکز شما) را جمع‌آوری کرده و در یک پایگاه داده ذخیره می‌کنند. شما می‌توانید گزارش‌های مختلف فعالیت بازدیدکنندگان مانند افراد حاضر، تاریخچه دارنده کارت، زمان و حضور و غیاب یا تخلیه را تولید کرده و سپس برای ردیابی و تاریخچه صادر کنید. - مقرون به صرفه است… هم در بلندمدت و هم در کوتاه‌مدت.
افزودن یک برنامه نرم‌افزاری ردیابی بازدیدکنندگان برای مدرسه شما یک تصمیم امنیتی هوشمندانه و حیاتی برای امنیت دانش‌آموزان و کارکنان است. با ردیابی بازدیدکنندگان غیردانش‌آموز یا غیرکارمند در مدرسه خود، سطح بالاتری از امنیت، آگاهی و قابلیت ردیابی را ایجاد می‌کنید.
داتکو در آخرین محصولات و سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان تخصص دارد. ما می‌توانیم یک راهکار سفارشی برای مرکز مدرسه شما بر اساس نیازهای خاص شما ایجاد کنیم – از یک چاپگر رومیزی، نرم‌افزار و نشان‌ها گرفته تا لوازم جانبی اضافی نشان برای نمایش اعتبارنامه‌های بازدیدکنندگان. امروز با یک کارشناس آگاه داتکو تماس بگیرید.