با گسترش سیستمهای اداری، نیاز به چاپ کارت PVC در سازمان بیشتر شده است. با این شرایط، آیا برونسپاری چاپ کارت هنوز برای سازمانها توجیه اقتصادی دارد؟ در این مقاله بررسی میکنیم که چاپ کارت پرسنلی در محل چه مزایایی دارد و هزینه آن در مقایسه با برونسپاری چاپ کارت چگونه محاسبه میشود.
پیش از خرید میتوانید با بررسی هزینههای برون سپاری چاپ کارت و مقایسه آن با هزینههای چاپ داخلی، شرایط سازمان خود را بهتر ارزیابی کنید تا مشخص شود کدام روش از نظر اقتصادی و اجرایی انتخاب مناسبتری است. آگاهی از حجم چاپ، تعداد کارتهای مورد نیاز و میزان تکرار صدور کارت به شما کمک میکند تصمیم دقیقتری بگیرید و روشی را انتخاب کنید که در بلندمدت هزینه و زمان فرآیند صدور کارت را بهتر مدیریت کند.
هزینه واقعی برونسپاری چاپ کارت چقدر است؟
در برونسپاری، هزینهای که برای هر کارت پرداخت میکنید مجموعهای از هزینههای ریز متعددی است. برخی از این هزینهها مستقیماً به فرآیند چاپ مربوط نیستند و به دلیل سپردن کار به یک مجموعه بیرونی به سفارش اضافه میشوند.
| هزینه | چرا در برونسپاری ایجاد میشود؟ |
| هزینه خدمات چاپخانه | مبلغی که مجموعه چاپ بابت انجام سفارش و استفاده از تجهیزات خود دریافت میکند. |
| هزینه شخصیسازی | وارد کردن اطلاعات متفاوت هر فرد، عکس، شماره پرسنلی یا کدهای اختصاصی ممکن است بهعنوان خدمات جداگانه محاسبه شود. |
| هزینه سفارشهای کمتعداد | برای سفارش تعداد محدود، ممکن است قیمت هر کارت به دلیل پایین بودن تیراژ بیشتر شود. |
| هزینه فوری | اگر کارتها خارج از زمان معمول و با اولویت بالا آماده شوند، ممکن است مبلغ بیشتری دریافت شود. |
| هزینه ارسال | تحویل کارتهای چاپشده به سازمان، هزینه حمل را به مبلغ سفارش اضافه میکند. |
| هزینه اصلاح سفارش | تغییر اطلاعات یا اصلاح سفارش پس از ارسال فایلها ممکن است هزینه جداگانه داشته باشد. |
| هزینه چاپ مجدد | صدور دوباره کارت به دلیل تغییر مشخصات، اشتباه اطلاعات یا نیاز به کارت جایگزین، یک سفارش و هزینه جدید ایجاد میکند. |
| هزینه بستهبندی و تفکیک | آمادهسازی کارتها برای تحویل، دستهبندی و بستهبندی سفارشهای سازمانی ممکن است در مبلغ نهایی لحاظ شود. |
هزینه واقعی خرید پرینتر کارت شامل چه مواردی است؟
در خرید پرینتر کارت، میبایست علاوه بر قیمت چاپگر و گارانتی و خدمات اولیه، قیمت مواد مصرفی شامل کارت PVC، ریبون یا فیلم Retransfer و کیتهای تمیزکننده و همچنین هزینههای سرویس و نظافت دستگاه را در نظر گرفت. اگر دستگاه به امکاناتی مانند انکودر کارت هوشمند یا لمینت نیاز داشته باشد، این قابلیتها نیز میتوانند هزینه خرید را افزایش دهند. بنابراین برای محاسبه هزینه واقعی چاپ کارت PVC در سازمان، بهتر است مجموع هزینههای اولیه و جاری دستگاه را در کنار حجم چاپ موردنیاز بررسی کنید تا برآورد دقیقتری از هزینه هر کارت به دست آورید. مقاله فهرست ملزومات پرینتر کارت شناسایی شما در این زمینه میتواند بیشتر به شما کمک کند.
مزیت اقتصادی چاپ کارت در داخل سازمان
چاپ کارت در داخل سازمان میتواند هزینههای جاری صدور کارت را کاهش دهد و وابستگی به ارائه دهنده خدمات چاپ را کمتر کند. در واقع، پس از تهیه دستگاه، بخش اصلی هزینه چاپ کارت پرسنلی فقط به مواد مصرفی و نگهداری پرینتر مربوط میشود.
کاهش هزینه در تیراژ بالا
هرچه تعداد کارتهای مورد نیاز بیشتر باشد، هزینه خرید دستگاه و تجهیزات آن روی تعداد بیشتری کارت تقسیم میشود. به همین دلیل، چاپ کارت PVC در سازمان برای مجموعههایی که هر ماه یا هر سال تعداد زیادی کارت صادر میکنند، میتواند در بلندمدت اقتصادیتر از پرداخت مداوم هزینه برون سپاری چاپ کارت باشد.
حذف هزینه ارسال و حمل کارت
در برونسپاری، کارتها باید از محل چاپ به سازمان ارسال شوند و این هزینه در سفارشهای متعدد تکرار میشود. چاپ داخلی این هزینه را حذف میکند و سازمان میتواند کارت را همان محل صدور و در زمان مورد نیاز چاپ و تحویل دهد.
کاهش هزینه چاپ مجدد
در چاپ داخلی، زمانی که اطلاعات یک کارت تغییر میکند یا کارت جدیدی برای یکی از کارکنان لازم است، نیازی به ارسال دوباره سفارش به چاپخانه نیست. کارت جدید را میتوان در محل سازمان چاپ کرد و هزینه و زمان مربوط به سفارش مجدد را کاهش داد.
امکان چاپ کارت در هر زمان
یکی از مزیتهای اصلی چاپ داخلی، دسترسی دائمی به فرآیند صدور کارت است. سازمان برای صدور کارت نیروی جدید، جایگزینی کارت آسیبدیده یا تمدید کارتهای قبلی، منتظر آماده شدن سفارش از طرف مجموعه بیرونی نمیماند.
کنترل بیشتر روی مصرف مواد
وقتی چاپ در داخل سازمان انجام میشود، میزان مصرف کارت PVC، ریبون و سایر مواد مصرفی قابل مشاهده و مدیریت است. این کنترل به سازمان کمک میکند خرید مواد مصرفی را متناسب با حجم واقعی کار انجام دهد و از سفارشهای اضافی یا هدر رفت مواد جلوگیری کند. مقاله چگونه هزینه چاپ کارت را با ریبون تکرنگ کاهش دهیم؟ در همین راستا نوشته شده است.
کاهش وابستگی به ارائهدهنده خدمات
با داشتن دستگاه در سازمان، برنامه صدور کارت به زمانبندی و ظرفیت چاپخانه وابسته نیست. این موضوع بهخصوص برای سازمانهایی که صدور کارت بخشی از فرآیند روزمره آنهاست، میتواند از نظر هزینه و زمان اهمیت بیشتری داشته باشد.
استفاده از یک دستگاه برای چند نوع کارت
یک پرینتر کارت میتواند برای صدور انواع کارتهای موردنیاز سازمان، مانند کارت پرسنلی، شناسایی، عضویت یا تردد، مورد استفاده قرار بگیرد؛ بنابراین هزینه تهیه دستگاه و تجهیزات بین چند کاربرد مختلف تقسیم میشود.
چه زمانی خرید پرینتر کارت اقتصادیتر است؟
تهیه پرینتر کارت زمانی توجیه اقتصادی بیشتری دارد که سازمان بهصورت مستمر و در تیراژ قابل توجه کارت چاپ کند. در این شرایط، هزینه خرید دستگاه و مواد مصرفی در تعداد زیادی کارت تقسیم میشود و با کاهش هزینههای سفارش، ارسال و چاپ مجدد، هزینه نهایی هر کارت میتواند کمتر از برونسپاری شود. تعداد دفعات صدور کارت هم اهمیت دارد. سازمانی که هر ماه برای نیروهای جدید، کارتهای جایگزین یا کارتهای تمدیدی نیاز به چاپ دارد، از دسترسی به دستگاه بیشتر بهره میبرد. مقاله راهنمای انتخاب پرینتر کارت شناسایی در این راستا میتواند کمکرسان خوبی برای شما باشد.
چه زمانی برونسپاری چاپ کارت انتخاب بهتری است؟
برونسپاری میتواند برای سازمانهایی مناسبتر باشد که حجم صدور کارت آنها پایین یا بسیار نامنظم است. در این شرایط، خرید دستگاه و تأمین مواد مصرفی و نگهداری پرینتر ممکن است هزینهای ایجاد کند که با تعداد کارتهای صادر شده تناسب نداشته باشد. همچنین سازمانهایی که به ندرت کارت صادر میکنند و نیازی به دسترسی دائمی به دستگاه ندارند، میتوانند چاپ را به یک مجموعه متخصص بسپارند.
برونسپاری برای پروژههای مقطعی و سفارشهای محدود نیز میتواند گزینه مناسبی باشد؛ به ویژه زمانی که سازمان نیازی به سرمایهگذاری اولیه برای خرید تجهیزات ندارد. بنابراین قبل از تصمیمگیری، باید هزینه برون سپاری چاپ کارت را در یک بازه مشخص با مجموع هزینه خرید، مواد مصرفی و نگهداری دستگاه مقایسه کرد.
چطور هزینه داخلی چاپ و هزینه برونسپاری را محاسبه کنیم؟
برای مقایسه این دو روش، بهتر است هزینهها را در یک بازه مشخص، مثلاً یک سال، محاسبه کنید. در چاپ کارت پرسنلی در محل، هزینه خرید دستگاه، کارت PVC، ریبون، کیتهای تمیزکننده، سرویس و نگهداری را در نظر بگیرید و مجموع آن را با تعداد کارتهای چاپ شده مقایسه کنید.
در برونسپاری، قیمت هر کارت را در تعداد کارتهای موردنیاز ضرب کنید و هزینههای جانبی مانند ارسال، سفارشهای فوری و چاپ مجدد را نیز به آن اضافه کنید. سپس مجموع هزینه هر دو روش را در کنار هم قرار دهید. این مقایسه نشان میدهد در شرایط واقعی سازمان شما، خرید پرینتر کارت مقرونبهصرفهتر است یا هزینه برون سپاری چاپ کارت.
برای یک سازمان چه نوع پرینتر کارتی مناسب است؟
انتخاب پرینتر کارت باید بر اساس حجم چاپ، نوع کارت و کیفیت مورد نیاز سازمان انجام شود. برای چاپ کمتیراژ، یک مدل اقتصادی که هزینه خرید و مواد مصرفی پایینتری داشته باشد میتواند کافی باشد. در سازمانهایی که بهصورت مستمر کارت صادر میکنند، سرعت چاپ، ظرفیت ورودی کارت و دوام دستگاه اهمیت بیشتری پیدا میکند.
برای حجم چاپ بالا نیز بهتر است سراغ دستگاههایی با توان کاری بیشتر، قابلیت چاپ دورو و امکاناتی مثل لمینیت یا انکودر بروید؛ البته در صورتی که این قابلیتها واقعاً موردنیاز باشند. فناوری چاپ نیز باید متناسب با کاربرد انتخاب شود. برای نمونه، چاپ مستقیم برای بسیاری از کارتهای معمولی مناسب است، در حالی که Retransfer میتواند برای پروژههایی که کیفیت چاپ و پوشش کامل سطح کارت اهمیت دارد، انتخاب مناسبتری باشد.
در نهایت، مشخصات دستگاه باید با تعداد کارتهای ماهانه و سالانه سازمان هماهنگ باشد تا هزینه خرید و نگهداری با میزان استفاده تناسب داشته باشد. مقاله بهترین پرینتر کارت شناسایی بازار ایران میتواند در این زمینه بهتر شما را راهنمایی کند.
معرفی چند پرینتر مناسب برای چاپ سازمانی
برای چاپ سازمانی، انتخاب دستگاه بهتر است بر اساس حجم کاری و نیازهای واقعی مجموعه انجام شود. در مدلهای اقتصادی، تمرکز بیشتر روی هزینه اولیه پایین و تأمین نیازهای چاپ کمتیراژ است. مدلهای میانرده معمولاً برای سازمانهایی مناسب هستند که بهصورت مستمر کارت صادر میکنند و سرعت و دوام دستگاه برایشان اهمیت بیشتری دارد. در حجمهای بالاتر نیز میتوان سراغ پرینترهای حرفهای رفت که ظرفیت کاری بیشتر و امکاناتی مانند چاپ دورو، انکودر یا لمینیت دارند.
برای نمونه، یک مدل اقتصادی مانند پرینتر Magicard Pronto میتواند برای سازمانهایی با حجم چاپ محدود مناسب باشد. برای چاپ مستمر میتوان مدلهای میانرده مانند چاپگر کارت شناسایی Evolis Tattoo 2 را بررسی کرد و برای پروژههای تیراژ بالا و حرفهای، مدلهایی مانند پرینتر Fargo 5000 گزینهای قابل بررسی هستند. انتخاب نهایی باید بر اساس حجم چاپ، فناوری موردنیاز و امکاناتی انجام شود که سازمان واقعاً به آنها نیاز دارد.
جمعبندی: پرینتر بخریم یا چاپ را برونسپاری کنیم؟
تهیه پرینتر کارت زمانی میتواند مقرونبهصرفهتر باشد که سازمان به صورت مستمر و در حجم قابل توجه کارت صادر کند. در این شرایط، با حذف هزینههای تکراری برونسپاری و دسترسی مستقیم به فرآیند چاپ، امکان کنترل بهتر هزینه، زمان و مصرف مواد فراهم میشود. در مقابل، برای سازمانهایی با حجم چاپ کم یا سفارشهای بسیار محدود، برونسپاری میتواند گزینه اقتصادیتری باشد.
برای تصمیمگیری، هزینههای یک سال یا چند سال هر دو روش را بر اساس حجم واقعی چاپ محاسبه کنید. اگر خرید دستگاه برای سازمان شما توجیه اقتصادی دارد، مدلهای مناسب را بر اساس حجم چاپ، فناوری مورد نیاز و امکانات دستگاه بررسی کنید و سپس برای انتخاب نهایی از مشاوره تخصصی استفاده کنید.
سؤالات متداول
- آیا خرید پرینتر کارت برای شرکتها بهصرفه است؟
برای شرکتهایی که بهصورت مستمر کارت صادر میکنند، خرید پرینتر میتواند هزینههای تکرارشونده برونسپاری را کاهش دهد. برای مجموعههای کمتیراژ، باید هزینه خرید و نگهداری دستگاه با حجم واقعی چاپ مقایسه شود.
- چاپ کارت پرسنلی در داخل سازمان چقدر هزینه دارد؟
هزینه چاپ داخلی به قیمت دستگاه، کارت PVC، ریبون، کیتهای تمیزکننده، سرویس و حجم چاپ بستگی دارد. هرچه تعداد کارت بیشتر باشد، هزینه خرید دستگاه بین تعداد بیشتری کارت تقسیم میشود.
- چاپ داخلی کارت بهتر است یا برونسپاری؟
پاسخ به حجم چاپ و تعداد دفعات صدور کارت بستگی دارد. چاپ داخلی برای سازمانهایی که بهطور مستمر کارت صادر میکنند، کنترل بیشتری روی زمان و فرآیند ایجاد میکند؛ برونسپاری نیز برای سفارشهای محدود میتواند گزینه مناسبتری باشد.
- برای سازمان با حجم چاپ بالا چه پرینتری مناسب است؟
برای حجم چاپ بالا باید به سرعت، ظرفیت کاری، دوام دستگاه و امکان استفاده مداوم توجه کرد. قابلیتهایی مانند چاپ دورو، لمینیت و انکودر نیز در صورت نیاز میتوانند در انتخاب دستگاه موثر باشند.
- هزینه نگهداری پرینتر کارت چقدر است؟
هزینه نگهداری به مدل دستگاه، میزان استفاده و شرایط کاری بستگی دارد و شامل مواردی مانند نظافت، کیتهای تمیزکننده و سرویس دورهای میشود.
- آیا خرید پرینتر کارت باعث کاهش هزینه چاپ میشود؟
در سازمانهایی که حجم چاپ و تعداد دفعات صدور کارت بالاست، حذف هزینههای تکرارشونده برونسپاری میتواند خرید دستگاه را اقتصادیتر کند. برای حجمهای پایین، باید هزینه کل هر دو روش محاسبه و مقایسه شود.
- چه زمانی خرید پرینتر کارت توجیه اقتصادی ندارد؟
وقتی تعداد کارتهای مورد نیاز بسیار محدود باشد یا سازمان بهندرت کارت صادر کند، هزینه خرید، نگهداری و تامین مواد مصرفی ممکن است با حجم استفاده تناسب نداشته باشد. در چنین شرایطی، برونسپاری میتواند انتخاب منطقیتری باشد.