چه اطلاعاتی باید روی کارت شناسایی پرسنلی درج شود؟
اگر بخواهیم از پایه نگاه کنیم، فلسفه تولید کارتهای شناسایی و عضویت، ایجاد یک ابزار فیزیکی برای شناسایی، احراز هویت و مدیریت ارتباط افراد با یک سازمان یا مجموعه است.
یعنی کارت به خودی خود هدف نیست؛ ابزاری است برای اینکه یک مجموعه بتواند بداند «این فرد کیست و چه ارتباط یا دسترسیای با ما دارد؟» پس اطلاعاتی که قرار است روی کارت چاپ شوند، باید دربرگیرنده همین مشخصات باشند. اما کدام مشخصات برای چه کارتی مناسب است؟
در این مقاله بررسی میکنیم که چه اطلاعاتی برای کارت شناسایی پرسنلی ضروری هستند و چه مواردی بهتر است روی کارت درج نشوند.
چه اطلاعاتی باید روی کارت شناسایی بیاید؟
اطلاعات کارت شناسایی باید بر اساس کاربرد کارت و نیاز سازمان انتخاب شود. بهتر است اطلاعات ضروری از موارد تکمیلی جدا شوند تا کارت شلوغ نشود و اطلاعات مهم بهراحتی دیده شوند.
اطلاعات ضروری کارت پرسنلی
مهمترین بخش اطلاعات روی کارت پرسنلی مربوط به شناسایی فرد است. معمولاً نام و نام خانوادگی، عکس پرسنلی و نام سازمان یا شرکت از اصلیترین اطلاعاتی هستند که روی کارت قرار میگیرند. عنوان شغلی یا واحد سازمانی فرد نیز برای مشخص شدن سمت و محل فعالیت او استفاده میشود.
شماره پرسنلی یا یک شناسه اختصاصی هم در بسیاری از سازمانها کاربرد دارد. این شماره میتواند ارتباط کارت با اطلاعات ثبت شده در سیستم سازمان را سادهتر کند و برای مدیریت کارتها نیز مورد استفاده قرار بگیرد.
اطلاعات تکمیلی کارت شناسایی
بسته به کاربرد کارت، اطلاعات دیگری مانند تاریخ اعتبار، شماره تماس سازمان، آدرس وبسایت یا بارکد و QR Code نیز هستند که گاهی در مشخصات کارت پرسنلی قرار میگیرند. برای مثال، QR Code میتواند به یک صفحه یا سامانه مشخص متصل شود و اطلاعات بیشتری را در اختیار فردی قرار دهد که مجاز به بررسی کارت است.
البته لازم نیست همه این اطلاعات روی تمام کارتها قرار بگیرند. بهتر است پیش از طراحی مشخص کنیم کارت قرار است چه کاربردی داشته باشد و کدام اطلاعات واقعاً برای شناسایی یا استفاده از آن لازم هستند.
پیشنهاد مطالعه: مزایای پرینترهای کارت شناسایی دو رو
اشتباهات رایج در طراحی کارت شناسایی
یکی از اشتباهات رایج در طراحی کارت شناسایی، استفاده بیش از حد از عناصر گرافیکی است. قرار دادن لوگو، تصاویر، رنگها، آیکونها و متنهای متعدد در فضای محدود کارت، باعث شلوغی طرح و کاهش خوانایی اطلاعات میشود. بهتر است طراحی کارت ساده، منظم و متناسب با هویت بصری سازمان باشد.
انتخاب فونت نامناسب یا اندازه بسیار کوچک متن نیز میتواند خوانایی کارت را کاهش دهد. اطلاعاتی مانند نام، نام خانوادگی، عنوان شغلی، شماره پرسنلی و تاریخ اعتبار باید با فونتی واضح و اندازهای مناسب درج شوند تا حتی در ابعاد واقعی کارت نیز بهراحتی قابل خواندن باشند.
اشتباه دیگر، قرار دادن عکس و اطلاعات در موقعیت نامناسب است. عکس پرسنلی باید کیفیت و ابعاد مناسبی داشته باشد و اطلاعات مهم نیز نباید بیش از حد به لبههای کارت نزدیک باشند. رعایت حاشیه امن در زمان طراحی، از بریده شدن یا جابهجایی عناصر هنگام چاپ جلوگیری میکند.
همچنین باید به تفاوت رنگ روی نمایشگر و نتیجه چاپ توجه داشت. طراحی کارت با رنگهایی که روی مانیتور مناسب به نظر میرسند، لزوماً به همان شکل روی کارت PVC چاپ نمیشوند. استفاده از تنظیمات رنگ مناسب و بررسی نمونه چاپی، میتواند از اختلاف محسوس رنگها جلوگیری کند.
در نهایت، بیتوجهی به قابلیتهای پرینتر کارت از دیگر اشتباهات مهم است. محدوده چاپ، نوع چاپگر، چاپ یکرو یا دورو، رزولوشن، فناوری چاپ غیرمستقیم یا چاپ مستقیم و امکان استفاده از فناوریهایی مانند چاپ تمامرنگی یا لمینیت باید پیش از نهایی کردن طرح در نظر گرفته شوند. طراحی زمانی موفق است که علاوه بر ظاهر حرفهای، با فرایند چاپ و کاربرد واقعی کارت نیز سازگار باشد. در مقاله راهنمای انتخاب پرینتر کارت شناسایی ما بیشتر در زمینه انتخاب پرینتر مناسب شما را راهنمایی کردهایم.
چه اطلاعاتی نباید روی کارت شناسایی درج شود؟
هر اطلاعاتی که در سیستم سازمان ثبت شده، نیازی ندارد که روی کارت شناسایی چاپ شود. گاهی کارت در محیطهای مختلف دیده میشود و ممکن است در اختیار افرادی خارج از سازمان قرار بگیرد؛ بنابراین بهتر است اطلاعات آن فقط مواردی باشد که برای شناسایی فرد یا استفاده از کارت ضروری هستند.
اطلاعات شخصی و محرمانه
اطلاعاتی مانند کد ملی، آدرس منزل، شماره حساب و اطلاعات مالی نیازی به درج روی کارت شناسایی ندارند. این اطلاعات ارتباط مستقیمی با شناسایی فرد در محیط سازمان ندارند و نمایش آنها میتواند باعث افشای اطلاعات شخصی شود.
اطلاعاتی که کاربردی برای کارت ندارند
گاهی اطلاعات زیادی در سیستم سازمان وجود دارد، اما قرار دادن همه آنها روی کارت ضرورتی ندارد. برای مثال، جزئیات مربوط به سوابق کاری، اطلاعات اداری یا سایر دادههایی که برای شناسایی فرد استفاده نمیشوند، بهتر است در سیستم سازمان باقی بمانند و روی کارت چاپ نشوند.
اطلاعات حساس را در سیستم نگه داریم
اگر سازمان به اطلاعات بیشتری برای مدیریت کارکنان نیاز دارد، بهتر است این اطلاعات در سیستمهای داخلی سازمان نگهداری شوند و دسترسی به آنها بر اساس سطح دسترسی افراد تعیین شود. در این حالت، کارت میتواند اطلاعات ضروری را نمایش دهد و برای دسترسی به اطلاعات بیشتر، از شماره پرسنلی، شناسه یا در صورت نیاز QR Code استفاده شود.
چه زمانی میتوان اطلاعات بیشتری روی کارت درج کرد؟
این موضوع به کاربرد کارت و شرایط سازمان بستگی دارد. اگر نمایش یک اطلاعات خاص برای انجام وظایف، کنترل دسترسی یا شناسایی فرد ضروری باشد، میتوان آن را در طراحی کارت شناسایی در نظر گرفت. با این حال، بهتر است پیش از چاپ هر اطلاعاتی از خودمان بپرسیم که آیا نمایش این اطلاعات روی کارت واقعاً لازم است یا میتوان آن را در سیستم نگهداری کرد؟
پیشنهاد مطالعه: مزایای پرینترهای لمینیت کننده
اطلاعات کارت چگونه روی انتخاب پرینتر تأثیر میگذارد؟
نوع و حجم اطلاعاتی که قرار است روی کارت چاپ شود، مشخص میکند چه مدل چاپگری نیاز مجموعه است. برای نمونه، اگر کارت شامل عکس و عناصر گرافیکی باشد، باید پرینتری انتخاب شود که برای چاپ تصویر مناسب باشد تا کیفیت چاپ موردنیاز را ارائه دهد.
همچنین اگر قرار باشد کارتهای هوشمند و امنیتی چاپ شود و کارتها، دارای نوار مغناطیسی یا چیپ باشند، باید از پرینتری استفاده شود که امکان کدگذاری را داشته باشد. بنابراین پیش از خرید دستگاه، میبایست مشخصات کارت پرسنلی و نحوه استفاده از آن را مشخص کنیم.
معرفی چند پرینتر مناسب چاپ کارت پرسنلی
بیاید با هم چند مدل پرینتر مناسب چاپ کارت پرسنلی را بررسی کنیم. این دو مدل پرینتر را به شما معرفی میکنیم چون به نظرمون برای چاپ کارت پرسنلی گزینههای خوبی هستند؛ هم امکاناتی که از یک پرینتر کارت پرسنلی انتظار داریم را در اختیارمان میگذارند و هم از نظر قیمت، گزینههای مناسبی برای سرمایهگذاری هستند.
پرینتر چاپ کارت شناسایی فارگو HDP ۵۰۰۰ یک پرینتر کارت با فناوری چاپ غیرمستقیم است که با رزولوشن ۳۰۰ DPI عکسها و تصاویر را با کیفیت بالا چاپ میکند و برای چاپ کارتهای شناسایی باکیفیت، از جمله کارتهای سازمانی و پرسنلی، مناسب است. این مدل امکان چاپ یکرو یا دورو را دارد و در صورت نیاز میتوان قابلیتهایی مانند کدگذاری کارت هوشمند و نوار مغناطیسی یا لمینیت را به آن اضافه کرد.
چاپگر کارت شناسایی Zebra ZXP Series 7 نیز برای چاپ کارتهای پرسنلی و کارتهای کنترل دسترسی گزینهای مناسب است. این پرینتر با رزولوشن ۳۰۰ DPI، قابلیت چاپ یکرو و دورو و اتصال USB و Ethernet عرضه شده و امکان کدگذاری کارتهای هوشمند و نوار مغناطیسی نیز برای آن وجود دارد.
جمعبندی
هدف از انتخاب اطلاعات روی کارت شناسایی پرسنلی این است که کارت بتواند هویت فرد را بهسرعت مشخص کند، بدون اینکه با اطلاعات غیرضروری شلوغ شود یا دادههای حساس را در معرض دید قرار دهد. اطلاعاتی مانند نام، عکس، نام سازمان و عنوان شغلی معمولاً بخش اصلی کارت را تشکیل میدهند و بسته به کاربرد کارت میتوان موارد دیگری مانند شماره پرسنلی، تاریخ اعتبار یا QR Code را نیز اضافه کرد. در کنار انتخاب اطلاعات، باید به نوع طراحی و تجهیزات چاپ نیز توجه شود تا نتیجه نهایی با نیاز سازمان هماهنگ باشد.
اگر برای سازمان خود به دنبال پرینتر مناسب چاپ کارت پرسنلی هستید، مدلهای مختلف را بررسی کنید و بر اساس تعداد کارت، کیفیت چاپ و امکانات مورد نیاز، گزینه مناسب را انتخاب کنید یا میتوانید با کارشناسان ما تماس بگیرید.